HelloSpoke minskar antalet underhållssamtal med 30 % med röstagenter

HelloSpoke förändrar hur boende får tillgång till information inom flerbostadsbranschen. Genom att kombinera en egen plattform för boendekommunikation och automatisering av underhåll med ElevenLabs röstagenter minskar HelloSpoke den operativa arbetsbelastningen, ökar de boendes nöjdhet och stärker kvarhållningen av både boende och personal.

Kärnan i innovationen: att ersätta röstbrevlådor och telefonmenyer med en AI-röstagent som svarar på alla samtal.

Från IVR-frustration till riktiga samtal

Traditionella meddelandeplattformar för fastighetsförvaltning bygger på interaktionen ”Lämna ett meddelande så ringer vi tillbaka”. Oavsett om det handlar om ett outsourcat kontaktcenter eller en interaktiv telefonmeny blir resultatet detsamma. Eftersom systemen inte kan lösa uppringarens behov direkt måste personen antingen lämna ett meddelande eller lägga på och ringa tillbaka senare för att få hjälp. I branschen väljer ungefär 35 % av uppringarna att lämna ett meddelande, och hela 65 % av samtalen avbryts. När samtalet avbryts samlas ingen information in, ingen arbetsorder skapas och ärendet blir inte löst.

Det är här HelloSpokes AI-agent Lou förändrar hur fastighetsförvaltare interagerar med boende.

När en boende ringer hälsas personen av Lou – en Conversational AI-röstagent från ElevenLabs. Lou talar 32 språk, förstår avsikter, svarar på frågor, skapar arbetsordrar och identifierar nödsituationer automatiskt. Dessutom tränas Lou individuellt för varje fastighet och är fullt redo att möta uppringarnas behov från första dagen. När Lou lär sig mer av fastighetspersonalen blir han ännu mer produktiv. De boende blir mer nöjda med dessa högkvalitativa interaktioner, och fastighetspersonalen får tillbaka fler timmar av sin arbetsdag.

Effekten

För en portfölj med 50 fastigheter och 10 000 bostäder (~8 750 samtal per månad enligt branschdata):

5 688 av dessa samtal avbryts med den gamla meddelandemodellen. Lou minskar antalet påläggningar med 30 % vilket innebär att ~2 625 ytterligare samtal varje månad faktiskt hanteras i stället för att avbrytas.

Dessutom löses 30 % av alla samtal automatiskt av Lou utan mänsklig inblandning – ytterligare 2 625 samtal per månad hanteras helt från början till slut.

Det frigör ~219 arbetstimmar för personalen varje månad (= 2 625 automatiserade samtal × 5 minuter vardera)

Utformad för nöjd personal och en bättre upplevelse för de boende

HelloSpoke lade sitt eget klassificeringssystem för underhållsnödlägen ovanpå ElevenLabs plattform. Lou avgör om problem som avsaknad av varmvatten eller ett trasigt kylskåp ska utlösa en akut utryckning eller vänta till kontorstid. Tekniken minskar dessutom antalet underhållssamtal som i onödan når underhållsteamet med 30 %.

Lou ringer automatiskt upp den boende inom 30 sekunder för att bekräfta nästa steg, allt på den boendes föredragna språk. HelloSpoke har sett att när röstagenter kombineras med egen teknik blir de boende nöjdare och fastighetspersonalen får betydligt mindre rutinadministration.

Varför HelloSpoke valde ElevenLabs

Innan HelloSpoke valde ElevenLabs testade de andra leverantörer av röster i realtid, bland annat Vapi och Retell. Alla hade begränsningar som gjorde det svårt att skala:

Kundtjänst som skalar
Andra leverantörer erbjöd begränsad support eller support per ärende, vilket saktade ned lanseringen.

Tillförlitlighet för produktion
Vissa lösningar krävde anpassad utveckling för att bli stabila, medan ElevenLabs fungerade direkt i produktionsmiljöer.

Latens och röstkvalitet
ElevenLabs egna modeller gav snabbare svar, högre träffsäkerhet på flera språk och ett mer naturligt samtalsflöde.

”Vi har testat OpenAI, Deepgram och till och med modeller med öppen källkod. Inget kom i närheten av rösterna från ElevenLabs.” – Jeremy Wiley, COO på HelloSpoke

Vad händer härnäst?

HelloSpoke bygger nästa generation av utgående röstagenter med ElevenLabs.

Snart kommer dessa agenter att proaktivt kontakta boende – påminna dem om att betala hyran, kontrollera nöjdheten eller följa upp nyligen gjorda underhållsärenden. I stället för att vänta på inkommande samtal kan fastighetsteam föra löpande, naturliga samtal med varje boende i stor skala.

Parallellt utforskar HelloSpoke ElevenLabs MCP-servrar för att ge agenterna ett komplett kommunikationssammanhang. Genom att koppla samman röstsamtal, sms, e-post och arbetsordrar får varje samtal tillgång till den boendes fullständiga historik.

Vill du veta hur du kan bygga röstbaserade plattformar med ElevenLabs? Utforska ElevenAgents.