शेड्यूलिंग

Reception.ai में एक पूरा शेड्यूलिंग सिस्टम शामिल है। आपका रिसेप्शनिस्ट इसका उपयोग फ़ोन पर अपॉइंटमेंट बुक करने के लिए करता है और आपके ग्राहक आपके सार्वजनिक बुकिंग पेज से सीधे भी बुक कर सकते हैं।

शेड्यूलिंग कैसे काम करती है

शेड्यूलिंग सिस्टम चार चीज़ों को जोड़ता है:

1. सेवाएं — आप क्या ऑफ़र करते हैं (हेयरकट, कंसल्टेशन, उपकरण किराये पर देना)
2. स्टाफ — सेवा कौन देता है
3. एसेट्स — ज़रूरी संसाधन (कमरे, कुर्सियां, उपकरण)
4. उपलब्धता — सब कुछ कब खाली है

जब कोई ग्राहक बुक करना चाहता है, तो रिसेप्शनिस्ट खुले स्लॉट ढूंढने के लिए इन चारों की जांच करता है। टाइम स्लॉट तभी ऑफ़र किया जाता है जब व्यवसाय खुला हो, कम से कम एक योग्य स्टाफ सदस्य खाली हो, ज़रूरी एसेट्स उपलब्ध हों और कोई कॉन्फ़्लिक्ट न हो।

बुकिंग चैनल

अपॉइंटमेंट तीन स्रोतों से आते हैं और सभी एक ही कैलेंडर में जुड़ते हैं:

• फ़ोन — कॉल के दौरान आपके AI रिसेप्शनिस्ट द्वारा बुक किए गए
• वेबसाइट — ग्राहक आपके बुकिंग पेज पर खुद शेड्यूल करते हैं
• डैशबोर्ड — आपके या आपकी टीम द्वारा मैन्युअली बनाए गए

कई लोकेशन

अगर आपका व्यवसाय एक से ज़्यादा पते से संचालित होता है, तो हर लोकेशन के अपने घंटे, स्टाफ असाइनमेंट और एसेट्स होते हैं। रिसेप्शनिस्ट कॉल करने वालों से पूछता है कि वे कौन-सी लोकेशन पसंद करते हैं और बुकिंग पेज ग्राहकों को चुनने देता है।

एसेट्स

एसेट्स अपॉइंटमेंट्स के लिए ज़रूरी भौतिक संसाधनों को दर्शाते हैं — कमरे, कुर्सियां, कोर्ट या उपकरण। जब किसी सेवा को सीमित उपलब्धता वाला खास संसाधन चाहिए हो, तब उनका उपयोग करें।

एसेट्स स्टाफ की तरह ही उपलब्धता के नियमों का पालन करते हैं: उनके अपने कामकाजी घंटे होते हैं, वे अवकाश अपवादों को सपोर्ट करते हैं और तभी बुक किए जा सकते हैं जब पहले से रिज़र्व न हों।

किराये के व्यवसायों में एसेट ही सेवा है — किराये वाली सेवा बनाएं और उसे संबंधित एसेट से लिंक करें।

अवकाश

अवकाश अपवाद पूरे व्यवसाय, अलग-अलग स्टाफ सदस्यों या खास एसेट्स के लिए खास तारीखों को ब्लॉक कर देते हैं। अगर अवकाश मौजूदा अपॉइंटमेंट्स से ओवरलैप होता है, तो आपको कॉन्फ़्लिक्ट के बारे में चेतावनी दी जाएगी और आप उन्हें रद्द करने या रखने का विकल्प चुन सकते हैं।