Personal
Hur medarbetare, scheman och tilldelningar påverkar när bokningar kan göras.
Medarbetare representerar personerna som utför dina tjänster. Bokningssystemet använder deras arbetstider, tjänstetilldelningar och kalenderdata för att avgöra vilka tider som ska erbjudas.
Medarbetare är personerna du schemalägger. De får inte åtkomst till Reception.ai-panelen.
Så påverkar personalen tillgängligheten
När en kund vill boka en tjänst gör systemet följande:
- Identifierar vilka medarbetare som kan utföra tjänsten.
- Kontrollerar vilka som arbetar vid den begärda tiden och platsen.
- Utesluter personer med en motstridig bokning, ledighet eller en upptagen händelse i Google Kalender.
- Erbjuder återstående lediga tider.
Om ingen kvalificerad medarbetare är tillgänglig erbjuds inte tiden, även om platsen är öppen.
Personalinställningar
Öppna Personal i sidofältet och välj en medarbetare. Inställningarna är indelade i:
Ytterligare alternativ:
- Aktiv (tillgänglig för bokningar): stäng av för att sluta boka den här personen utan att ta bort dem.
- Visa på offentlig bokningssida: stäng av för att göra personen bokningsbar endast via telefon.
- Har valt att få bokningsnotiser via SMS: tillåter SMS-notiser till personen. Detta stängs av automatiskt om personen svarar STOPP.
Arbetstider
Varje medarbetare tillhör en plats eller alla platser. Deras arbetstider är antingen:
- Följ platsens öppettider: medarbetaren arbetar när platsen är öppen. Ändringar av platsens öppettider tillämpas automatiskt.
- Anpassat schema: tidsblock per dag, för deltidsanställda eller förskjutna arbetspass.
Tjänstetilldelningar
Tjänster använder Alla i personalen kan utföra den som standard, så alla aktiva medarbetare kan bokas för dem. Om du vill begränsa en tjänst till vissa personer stänger du av detta för tjänsten och tilldelar medarbetare individuellt. Tilldelningar uppdaterar både personalprofilen och tjänsten.
Bokningsnotiser
Medarbetare kan få notiser via e-post eller SMS när en bokning som tilldelats dem skapas, uppdateras eller avbokas. Se Notiser och SMS.
Synkronisering med Google Kalender
Anslut en medarbetares Google Kalender från avsnittet Kalendrar:
- Kontrollera tillgänglighet från: kalendrar vars upptagna tider blockerar tillgängligheten i Reception.ai. Du kan välja flera.
- Synkronisera nya bokningar till: kalendern där Reception.ai lägger till nya bokningar, eller Synkronisera inte bokningar.
Se Google Kalender för konfiguration.
Om en medarbetares anslutning till Google Kalender behöver återanslutas kommer deras tillgänglighet inte att spegla externa händelser. Det kan leda till dubbelbokningar tills anslutningen återställs.
Personal på bokningssidan
På din bokningssida kan kunder välja en specifik person när Visa val av medarbetare är aktiverat i konfigurationen för bokningssidan. Medarbetare med Visa på offentlig bokningssida avstängt är dolda. Kunder kan också välja Valfri medarbetare för att se alla tillgängliga tider.