Öppettider och bokningsregler
Hur öppettider, stängningar, ledighet och bokningsregler styr tillgängligheten.
Öppettider definierar när varje plats tar emot bokningar. Bokningsregler styr hur och när kunder kan boka inom dessa tider. Båda konfigureras under Företag → Översikt.
Öppettider
Öppettider anges per plats. Öppna kortet Öppettider, välj en plats och ange öppnings- och stängningstider för varje dag. Du kan lägga till flera tidsblock per dag (till exempel 9:00–12:00 och 14:00–18:00 för lunchuppehåll), markera dagar som stängda eller hålla en plats öppen till midnatt. Använd Kopiera till… för att tillämpa en dags öppettider på vardagar, helgen eller alla dagar.
Personal och tillgångar följer som standard platsens öppettider. Du kan i stället ge dem anpassade öppettider. Se Personal.
Om du ändrar öppettiderna och befintliga bokningar hamnar utanför de nya tiderna varnar Reception.ai dig. Välj Spara ändå för att behålla bokningarna och tillämpa de nya öppettiderna.
Tidszoner
Varje arbetsyta har en tidszon som anges i företagsprofilen. Om enskilda platser, personal eller tillgångar ska ha egna tidszoner aktiverar du tidszoner per resurs i tidszonsinställningarna.
Stängningar och ledighet
Öppna Stängningar för att lägga till undantag från dina vanliga öppettider: helgdagar, semester, underhåll eller utökade öppettider för ett evenemang.
Varje undantag är antingen Stängt hela dagen eller Ändra öppettider för att ange anpassade öppettider för datumen. Personalens och tillgångars ledighet kan också läggas till från fliken Ledighet i deras inställningar.
Konflikter med befintliga bokningar
Ledighet kan inte sparas medan det finns bokningar under den perioden. Reception.ai listar de berörda bokningarna. Avboka eller boka om dem och spara sedan ledigheten igen. Ledighet tar aldrig bort bokningar utan att du märker det.
Lägg till alla kända helgdagar i början av året så att din receptionist aldrig bokar under en stängning.
Bokningsregler
Kortet Bokningsregler gäller både för din receptionist och din bokningssida. Bokningar som du skapar från instrumentpanelen begränsas inte av dessa regler.
- Minsta framförhållning är den tidigaste tidpunkt då en ny bokning kan börja.
- Framförhållning för ombokning eller avbokning är den senaste tidpunkt då en kund kan boka om eller avboka innan tiden börjar.
- Överlappning begränsar hur många bokningar som kan pågå samtidigt på en plats.
När Calendly eller Cal.com är anslutet gäller i stället verktygets egna schemaläggningsinställningar.
Så beräknas tillgänglighet
En tidslucka kan bara bokas när alla följande villkor är uppfyllda:
- Platsen är öppen och har ingen stängning.
- Tjänsten erbjuds på den platsen.
- Minst en kvalificerad personalmedlem arbetar där och har ingen ledighet.
- Nödvändiga tillgångar är lediga och inte under underhåll.
- Det finns ingen bokning som skapar konflikt, inklusive buffert- och restid.
- Gränsen för överlappande bokningar har inte nåtts.
- Tidsluckan följer minsta framförhållning och fönstret för att boka upp till.
- Google Kalender, om den är ansluten, visar att personalmedlemmen är ledig.
Om något villkor inte uppfylls erbjuds inte tidsluckan via telefon eller på bokningssidan.