Horarios y reglas de reserva
Cómo los horarios de apertura, los cierres, las ausencias y las reglas de reserva controlan la disponibilidad.
Los horarios de apertura definen cuándo acepta reservas cada ubicación. Las reglas de reserva controlan cómo y cuándo pueden reservar clientes dentro de ese horario. Ambos se configuran en Empresa → Resumen.
Horarios de apertura
Los horarios se configuran por ubicación. Abre la tarjeta Horarios de apertura, elige una ubicación y establece las horas de apertura y cierre de cada día. Puedes añadir varios bloques horarios por día (por ejemplo, de 9:00 a 12:00 y de 14:00 a 18:00 para una pausa de comida), marcar días como cerrados o mantener una ubicación abierta hasta medianoche. Usa Copiar a… para aplicar el horario de un día a los días laborables, el fin de semana o todos los días.
Los miembros del personal y los recursos siguen de forma predeterminada el horario de su ubicación. Puedes asignarles un horario personalizado. Consulta Personal.
Si cambias el horario y hay reservas existentes fuera del nuevo horario, Reception.ai te avisará. Selecciona Guardar de todos modos para mantener las reservas y aplicar el nuevo horario.
Zonas horarias
Cada espacio de trabajo tiene una zona horaria, configurada en el perfil de empresa. Para asignar una zona horaria propia a ubicaciones, personal o recursos individuales, activa las zonas horarias por recurso en los ajustes de zona horaria.
Cierres y ausencias
Abre Cierres para añadir excepciones a tu horario habitual: festivos, vacaciones, mantenimiento u horario ampliado para un evento.
Cada excepción puede ser Cerrado todo el día o Cambiar horario para establecer un horario personalizado para esas fechas. Las ausencias del personal y de los recursos también se pueden añadir desde la pestaña Ausencias de sus ajustes.
Conflictos con reservas existentes
No se pueden guardar ausencias mientras haya reservas durante ese periodo. Reception.ai muestra las reservas afectadas. Cancélalas o cambia su fecha y, después, vuelve a guardar la ausencia. Las ausencias nunca eliminan reservas sin avisar.
Añade todos los festivos conocidos al inicio del año para que tu recepcionista nunca reserve durante un cierre.
Reglas de reserva
La tarjeta Reglas de reserva se aplica tanto a tu recepcionista como a tu página de reservas. Las reservas que crees desde el panel no están restringidas por estas reglas.
- Antelación mínima es el momento más próximo en que puede empezar una nueva reserva.
- Aviso para cambiar o cancelar es el plazo máximo antes de que empiece la cita en el que un cliente puede cambiarla o cancelarla.
- Solapamientos limita cuántas citas pueden realizarse a la vez en una ubicación.
Cuando Calendly o Cal.com están conectados, se aplican en su lugar los propios ajustes de programación de esa herramienta.
Cómo se calcula la disponibilidad
Una franja horaria solo se puede reservar cuando se cumplen todas las siguientes condiciones:
- La ubicación está abierta y no tiene ningún cierre.
- El servicio se ofrece en esa ubicación.
- Al menos un miembro cualificado del personal trabaja allí y no está ausente.
- Los recursos necesarios están libres y no están en mantenimiento.
- No hay ninguna cita en conflicto, incluido el tiempo de margen y desplazamiento.
- No se ha alcanzado el límite de citas simultáneas.
- La franja respeta la antelación mínima y el plazo máximo de reserva.
- Google Calendar, si está conectado, muestra que el miembro del personal está libre.
Si falla alguna condición, la franja no se ofrece por teléfono ni en la página de reservas.