Horários e regras de agendamento
Horários e regras de agendamento
Como horários de funcionamento, fechamentos, folgas e regras de agendamento controlam a disponibilidade.
Os horários de funcionamento definem quando cada local aceita agendamentos. As regras de agendamento controlam como e quando os clientes podem agendar dentro desses horários. Ambos são configurados em Empresa → Visão geral.
Horários de funcionamento
Os horários são definidos por local. Abra o cartão Horários de funcionamento, escolha um local e defina os horários de abertura e fechamento para cada dia. Você pode adicionar vários períodos por dia (por exemplo, 9:00–12:00 e 14:00–18:00 para um intervalo de almoço), marcar dias como fechados ou manter um local aberto até a meia-noite. Use Copiar para… para aplicar o horário de um dia aos dias úteis, ao fim de semana ou a todos os dias.
Por padrão, membros da equipe e recursos seguem os horários do local. Você pode definir horários personalizados para eles. Consulte Equipe.
Se você alterar os horários e houver agendamentos existentes fora dos novos horários, o Reception.ai avisará você. Selecione Salvar mesmo assim para manter os agendamentos e aplicar os novos horários.
Fusos horários
Cada espaço de trabalho tem um fuso horário, definido no perfil da empresa. Para dar a locais, membros da equipe ou recursos individuais um fuso horário próprio, ative fusos horários por recurso nas configurações de fuso horário.
Fechamentos e folgas
Abra Fechamentos para adicionar exceções aos seus horários regulares: feriados, férias, manutenção ou horário estendido para um evento.
Cada exceção é Fechado o dia todo ou Alterar horários para definir horários personalizados nessas datas. Folgas de membros da equipe e recursos também podem ser adicionadas na aba Folga das configurações deles.
Conflitos com agendamentos existentes
Não é possível salvar uma folga enquanto houver agendamentos nesse período. O Reception.ai lista os agendamentos afetados. Cancele ou reagende-os e então salve a folga novamente. As folgas nunca removem agendamentos sem aviso.
Adicione todos os feriados conhecidos no início do ano para que sua recepcionista nunca agende durante um fechamento.
Regras de agendamento
O cartão Regras de agendamento se aplica tanto à sua recepcionista quanto à página de agendamento. Os agendamentos que você cria pelo painel não são restringidos por essas regras.
- Antecedência mínima é o prazo mínimo para o início de um novo agendamento.
- Aviso para remarcar ou cancelar é o prazo máximo para um cliente remarcar ou cancelar antes do início do agendamento.
- Sobreposição limita quantos agendamentos podem ocorrer ao mesmo tempo em um local.
Quando o Calendly ou o Cal.com estiver conectado, as configurações de agendamento da própria ferramenta serão aplicadas.
Como a disponibilidade é calculada
Um horário só pode ser agendado quando todas as condições a seguir são verdadeiras:
- O local está aberto, sem nenhum fechamento.
- O serviço é oferecido nesse local.
- Pelo menos um membro qualificado da equipe está trabalhando lá e não está de folga.
- Os recursos necessários estão livres e não estão em manutenção.
- Não há agendamento conflitante, incluindo tempo de intervalo e deslocamento.
- O limite de agendamentos simultâneos não foi atingido.
- O horário respeita a antecedência mínima e a janela de agendamento antecipado.
- O Google Calendar, se conectado, mostra que o membro da equipe está livre.
Se alguma condição não for atendida, o horário não será oferecido por telefone nem na página de agendamento.