Öffnungszeiten und Buchungsregeln
Öffnungszeiten und Buchungsregeln
Wie Öffnungszeiten, Schließungen, Abwesenheiten und Buchungsregeln die Verfügbarkeit steuern.
Öffnungszeiten legen fest, wann jeder Standort Buchungen annimmt. Buchungsregeln steuern, wie und wann Kunden innerhalb dieser Zeiten buchen können. Beides wird unter Unternehmen → Übersicht konfiguriert.
Öffnungszeiten
Die Öffnungszeiten werden pro Standort festgelegt. Öffnen Sie die Karte Öffnungszeiten, wählen Sie einen Standort und legen Sie für jeden Tag Öffnungs- und Schließzeiten fest. Sie können mehrere Zeitblöcke pro Tag hinzufügen (zum Beispiel 9:00–12:00 und 14:00–18:00 für eine Mittagspause), Tage als geschlossen markieren oder einen Standort bis Mitternacht geöffnet halten. Mit Kopieren nach … übernehmen Sie die Öffnungszeiten eines Tages für Werktage, das Wochenende oder alle Tage.
Mitarbeitende und Assets übernehmen standardmäßig die Öffnungszeiten ihres Standorts. Sie können stattdessen eigene Öffnungszeiten festlegen. Siehe Mitarbeitende.
Wenn Sie die Öffnungszeiten ändern und bestehende Buchungen außerhalb der neuen Zeiten liegen, warnt Reception.ai Sie. Wählen Sie Trotzdem speichern, um die Buchungen beizubehalten und die neuen Öffnungszeiten anzuwenden.
Zeitzonen
Jeder Workspace hat eine Zeitzone, die im Unternehmensprofil festgelegt wird. Um einzelnen Standorten, Mitarbeitenden oder Assets eine eigene Zeitzone zuzuweisen, aktivieren Sie in den Zeitzoneneinstellungen Zeitzonen pro Ressource.
Schließungen und Abwesenheiten
Öffnen Sie Schließungen, um Ausnahmen zu Ihren regulären Öffnungszeiten hinzuzufügen: Feiertage, Urlaub, Wartung oder verlängerte Öffnungszeiten für eine Veranstaltung.
Jede Ausnahme ist entweder Den ganzen Tag geschlossen oder Öffnungszeiten ändern, um für diese Daten eigene Öffnungszeiten festzulegen. Abwesenheiten von Mitarbeitenden und Assets können auch über den Tab Abwesenheit in ihren Einstellungen hinzugefügt werden.
Konflikte mit bestehenden Buchungen
Abwesenheiten können nicht gespeichert werden, solange in diesem Zeitraum Buchungen bestehen. Reception.ai listet die betroffenen Buchungen auf. Stornieren Sie sie oder verschieben Sie sie, und speichern Sie die Abwesenheit anschließend erneut. Abwesenheiten entfernen Buchungen nie unbemerkt.
Fügen Sie alle bekannten Feiertage zu Jahresbeginn hinzu, damit Ihre Rezeptionistin während einer Schließung nie einen Termin bucht.
Buchungsregeln
Die Karte Buchungsregeln gilt sowohl für Ihre Rezeptionistin als auch für Ihre Buchungsseite. Buchungen, die Sie über das Dashboard erstellen, unterliegen diesen Regeln nicht.
- Mindestvorlaufzeit ist der früheste Zeitpunkt, zu dem eine neue Buchung beginnen kann.
- Frist für Verschiebung oder Stornierung ist der späteste Zeitpunkt, zu dem ein Kunde vor Beginn des Termins verschieben oder stornieren kann.
- Überschneidungen begrenzt, wie viele Termine gleichzeitig an einem Standort stattfinden können.
Wenn Calendly oder Cal.com verbunden ist, gelten stattdessen die Planungseinstellungen dieses Tools.
So wird die Verfügbarkeit berechnet
Ein Zeitfenster ist nur buchbar, wenn alle folgenden Bedingungen erfüllt sind:
- Der Standort ist geöffnet und es gibt keine Schließung.
- Die Leistung wird an diesem Standort angeboten.
- Mindestens ein qualifiziertes Teammitglied arbeitet dort und ist nicht abwesend.
- Erforderliche Assets sind frei und nicht in Wartung.
- Es gibt keinen kollidierenden Termin, einschließlich Puffer- und Fahrtzeit.
- Das Limit für überlappende Termine ist nicht erreicht.
- Das Zeitfenster erfüllt die Mindestvorlaufzeit und den Buchungszeitraum.
- Google Kalender zeigt das Teammitglied, falls verbunden, als frei an.
Wenn eine Bedingung nicht erfüllt ist, wird das Zeitfenster weder telefonisch noch auf der Buchungsseite angeboten.