Pianificazione

Reception.ai include un sistema di pianificazione completo. La receptionist lo usa per prenotare appuntamenti al telefono e i clienti possono prenotare direttamente nella tua pagina di prenotazione.

Come funziona la pianificazione

Il sistema di pianificazione collega:

1. Servizi: ciò che offri, come un taglio di capelli, una consulenza o il noleggio di attrezzature.
2. Sedi: dove lo offri, ciascuna con i propri orari di apertura.
3. Personale: chi eroga il servizio.
4. Risorse: le risorse necessarie per il servizio, come stanze, sedie o attrezzature.
5. Regole di prenotazione: durata degli slot, periodi di preavviso e quanto in anticipo i clienti possono prenotare.

Una fascia oraria viene proposta solo quando la sede è aperta, un membro del personale qualificato è libero, le risorse richieste sono disponibili, le regole di prenotazione lo consentono e non ci sono conflitti. Vedi Come viene calcolata la disponibilità.

Canali di prenotazione

Gli appuntamenti da ogni canale confluiscono nello stesso calendario:

• Telefono: prenotati dalla receptionist durante una chiamata.
• Messaggio di testo: prenotati tramite SMS.
• Sito web: prenotati autonomamente nella pagina di prenotazione o tramite il widget web.
• Dashboard: creati da te o dal tuo team.

Calendario

Apri Calendario nella barra laterale per visualizzare e gestire le prenotazioni.

• Viste: Mese, Settimana, 3 giorni o Giorno. Attiva Mostra fine settimana per includere sabato e domenica.
• Raggruppa per: personale, risorse, servizi, canale o cronologia.
• Sede: visualizza una sede o Tutte le sedi.
• Nuovo appuntamento e Nuova assenza: crea direttamente prenotazioni e chiusure.

Quando modifichi o annulli una prenotazione, Reception.ai ti chiede se notificare il cliente via email o SMS: inviare a tutti gli interessati, inviare ai clienti selezionati oppure non inviare. Anche gli ordini vengono visualizzati nel calendario.

Risorse

Le risorse rappresentano le risorse fisiche necessarie per gli appuntamenti: stanze, sedie, campi o attrezzature. Usale quando un servizio richiede una risorsa con disponibilità limitata.

Le risorse seguono per impostazione predefinita gli orari della loro sede e possono avere orari personalizzati e assenze per manutenzione. Sono prenotabili solo quando non sono già riservate.

Per le attività di noleggio, la risorsa è il servizio. Crea un servizio di tipo noleggio e collegalo alla risorsa.

Disattivare le funzionalità di pianificazione

Vai a Impostazioni → Funzionalità per disattivare le parti della pianificazione che non usi: servizi, clienti, personale, risorse, disponibilità, pagina di prenotazione online o singoli tipi di servizio (appuntamenti, a domicilio e mobili, sessioni di gruppo, noleggi). Le funzionalità disattivate sono nascoste dalla dashboard, dalla receptionist e dalla pagina di prenotazione.

Ad esempio, con Personale disattivato, la receptionist prenota con chiunque sia libero e non menziona mai i membri del team per nome.

Usare Calendly o Cal.com

Se connetti Calendly o Cal.com, sarà invece quello strumento a gestire disponibilità e prenotazioni. Il personale, le risorse, la disponibilità e la pagina di prenotazione di Reception.ai vengono nascosti mentre è connesso. I dati esistenti vengono conservati.