रिसेप्शनिस्ट

नियम और प्रक्रियाएं

अपने रिसेप्शनिस्ट को सिखाएं कि उसे हमेशा क्या करना है और खास अनुरोधों को कैसे संभालना है।

नियम और प्रक्रियाएं आपके रिसेप्शनिस्ट के व्यवहार को आकार देने का मुख्य तरीका हैं। दोनों को Receptionists पेज के अपने रिसेप्शनिस्ट को सिखाएं कार्ड में मैनेज किया जाता है।

प्रकारकब लागू होता हैउदाहरण
नियमहर कॉल पर”कभी भी मेडिकल सलाह न दें।“
प्रक्रियाकेवल तब, जब कॉलर उसी चीज़ के लिए पूछे जिसके लिए इसे लिखा गया है”जब कॉलर बुक करना चाहे, तो ये चरण अपनाएं: …”

ऐसी पाबंदी के लिए नियम इस्तेमाल करें जो हमेशा लागू होती है। किसी एक प्रकार के अनुरोध से जुड़े कई चरणों वाले फ़्लो के लिए प्रक्रिया इस्तेमाल करें।

नियम और प्रक्रियाएं जोड़ना

अपने रिसेप्शनिस्ट को सिखाएं खोलें। डायलॉग में नियम पैनल और प्रक्रियाएं पैनल होते हैं। हर पैनल में ये विकल्प मिलते हैं:

  • तैयार विकल्प देखें: आपके व्यवसाय के प्रकार के लिए आम नियमों और प्रक्रियाओं का कैटलॉग। यह नियम जोड़ें या यह प्रक्रिया जोड़ें चुनें, फिर ज़रूरत के अनुसार संपादित करें।
  • अपना लिखें: खाली नियम या प्रक्रिया से शुरू करें।

आपने जो कुछ भी जोड़ा है, वह इस्तेमाल में सूची में दिखता है। किसी आइटम को संपादित या हटाने के लिए उसे चुनें।

नियम

हर नियम में शीर्षक, विवरण और प्राथमिकता होती है। आप हर रिसेप्शनिस्ट के लिए 50 नियमों तक बना सकते हैं।

फ़ील्डसीमानोट्स
शीर्षक1–200 वर्णकेवल आपको दिखता है
विवरण1–2,000 वर्णवह निर्देश जिसका रिसेप्शनिस्ट पालन करता है
प्राथमिकतासख्त या सुझावडिफ़ॉल्ट रूप से सख्त
प्राथमिकताव्यवहार
सख्तरिसेप्शनिस्ट को इस नियम का पालन करना ही होगा
सुझावरिसेप्शनिस्ट इस नियम का पालन तब करता है जब यह उचित हो, और बातचीत की ज़रूरत होने पर इससे हट सकता है

कीमत, कानूनी आवश्यकताओं और सुरक्षा जैसे सख्त बिज़नेस नियमों के लिए सख्त का इस्तेमाल करें। स्टाइल से जुड़ी पसंद के लिए सुझाव का इस्तेमाल करें।

उदाहरण नियम

प्राथमिकताशीर्षकविवरण
सख्तमेडिकल सलाह नहींकभी भी मेडिकल सलाह न दें। हमेशा कॉलर को किसी विशेषज्ञ के साथ अपॉइंटमेंट शेड्यूल करने की सलाह दें।
सख्तफ़ोन नंबर कन्फ़र्म करेंकोई भी अपॉइंटमेंट बुक करने से पहले हमेशा कॉलर का फ़ोन नंबर कन्फ़र्म करें।
सुझावडिस्काउंट का ज़िक्र करेंपहला अपॉइंटमेंट बुक करते समय, हमारे नए क्लाइंट के लिए 20% डिस्काउंट का ज़िक्र करें।
सख्तप्रतिस्पर्धियों पर चर्चा नहींकभी भी प्रतिस्पर्धियों के प्रोडक्ट, कीमत या सेवाओं पर चर्चा न करें।

प्रक्रियाएं

प्रक्रिया चरण-दर-चरण फ़्लो है, जो कॉलर का अनुरोध इसके ट्रिगर से मेल खाने पर चलता है। आप हर रिसेप्शनिस्ट के लिए 20 प्रक्रियाओं तक बना सकते हैं।

फ़ील्डसीमानोट्स
नाम200 वर्ण तकवैकल्पिक। डिफ़ॉल्ट रूप से “शीर्षक रहित प्रक्रिया”।
ट्रिगर2,000 वर्ण तकज़रूरी। बताता है कि कब चलाना है, जैसे “जब कॉलर बुक करना चाहे”।
चरण40,000 वर्ण तकMarkdown। वे निर्देश जिनका रिसेप्शनिस्ट पालन करता है।

रेफ़रेंस

चरणों में, किसी दूसरी प्रक्रिया, सेवा, स्टाफ़ सदस्य, लोकेशन, टूल, वेरिएबल या नॉलेज बेस फ़ाइल का रेफ़रेंस जोड़ने के लिए @ टाइप करें या रेफ़रेंस चुनें।

डिफ़ॉल्ट प्रक्रियाएं

नए वर्कस्पेस में व्यवसाय द्वारा समर्थित फ़्लो के लिए प्रक्रियाएं होती हैं, जैसे:

  • अपॉइंटमेंट बुक करना (आपके उद्योग के हिसाब से लिखी गई)
  • ग्रुप सेशन बुक करना
  • बुकिंग रीशेड्यूल या रद्द करना
  • ऑर्डर देना
  • ऑर्डर देखना, बदलना या रद्द करना
  • कॉलबैक के लिए संदेश लेना

इन्हें अपने व्यवसाय के काम करने के तरीके के अनुसार संपादित करें, जैसे बुकिंग से पहले अतिरिक्त जानकारी लेने के लिए।

उदाहरण प्रक्रिया

ट्रिगर: जब कॉलर पानी के रिसाव की शिकायत करे।

चरण:

1. Ask whether water is actively leaking right now.
2. If it is, tell them to shut off the main water valve, then take an urgent message for a callback within 30 minutes.
3. If it is not, collect the address and offer the next available inspection slot.

सर्वोत्तम तरीके

  • सख्त का इस्तेमाल कम करें, सिर्फ़ ऐसे नियमों के लिए जिन पर समझौता नहीं हो सकता।
  • हर नियम में एक ही निर्देश रखें। कई केंद्रित नियम एक लंबे नियम से बेहतर काम करते हैं।
  • कई चरणों वाले फ़्लो को नियमों में नहीं, प्रक्रियाओं में रखें।
  • प्रक्रिया के ट्रिगर कॉलर के नज़रिए से लिखें।
  • हर बदलाव के बाद टेस्ट करें।