Benachrichtigungen und SMS
Halten Sie Ihr Team und Ihre Kunden per E-Mail und SMS auf dem Laufenden.
Reception.ai sendet Ihnen, Ihren Mitarbeitenden und Ihren Kunden Benachrichtigungen, wenn Anrufe enden, Buchungen geändert werden und Bestellungen eingehen. Konfigurieren Sie sie unter Settings → Notifications mit den Tabs General, Email und SMS.
Benachrichtigungen für Sie und Ihr Team
Wählen Sie für Zusammenfassungen nach Anrufen Notify me about für jedes Gespräch (Standard) oder nur für Gespräche mit Buchungen, Bestellungen, Nachrichten oder FAQ-Fragen. Zusammenfassungen werden standardmäßig an die E-Mail-Adresse des Kontoinhabers gesendet. Sie können bis zu 10 E-Mail-Adressen hinzufügen oder Zusammenfassungen per SMS erhalten.
Benachrichtigungen für Kunden
Terminerinnerungen
- Zeitpunkt: 4, 6, 8, 12, 24 (Standard) oder 48 Stunden vor dem Termin.
- Erinnerungsmodus: Reminder only oder Ask client to confirm. Bei Bestätigung antwortet der Kunde mit YES zum Bestätigen oder NO zum Stornieren.
E-Mail-Vorlagen
Laden Sie im Tab Email ein Logo hoch (JPG, PNG oder WEBP, bis zu 5 MB) und bearbeiten Sie den Text jeder E-Mail: Bestätigungen, Stornierungen, Umbuchungen, Erinnerungen, Mitarbeiterbenachrichtigungen und Bestellaktualisierungen. Wählen Sie Text aus, um ihn zu bearbeiten, und ziehen Sie Platzhalter wie den Namen des Kunden oder die Terminzeit in die Nachricht. Wählen Sie Restore defaults, um eine Vorlage zurückzusetzen.
Eine Vorlage für eine custom procedure email ist ebenfalls verfügbar. Verweisen Sie in einer Prozedur darauf, damit Ihr Empfangsassistent einem Kunden während eines Gesprächs eine bestimmte E-Mail sendet.
SMS
Mit SMS können Sie Bestätigungen, Erinnerungen und Updates per Textnachricht senden.
Absendernummern
Wählen Sie die Absendernummer unter SMS phone number in den Benachrichtigungseinstellungen.
Reception.ai-Nummern haben ein tägliches SMS-Limit: Testversion 100, Basic 300, Plus 750, Premium 1.500. Nummern aus Ihrem eigenen Twilio-Konto sind nicht begrenzt.
SMS-Vorlagen
Wählen Sie im Tab SMS für jeden Nachrichtentyp einen Stil: Professional, Friendly oder Concise. Zu den Nachrichtentypen gehören Erinnerungen, Bestätigungen, Buchungs- und Bestellupdates, Zusammenfassungen nach Anrufen, Buchungsbenachrichtigungen für Mitarbeitende und die automatische Antwort auf HELP.
Einwilligung und Abmeldung
Kunden erhalten SMS nur, wenn sie zugestimmt haben. Ein Kunde, der mit STOP, STOPALL, UNSUBSCRIBE, CANCEL, END oder QUIT antwortet, wird abgemeldet. Nur der Kunde kann sich wieder anmelden, indem er START oder UNSTOP per SMS sendet. Bei einer Antwort mit HELP oder INFO wird automatisch eine Hilfenachricht gesendet.
Um Antworten wie STOP auf Ihrer eigenen Twilio-Nummer zu erhalten, aktivieren Sie für diese Nummer Enable inbound SMS.
Eine SMS an einen Kunden senden
Öffnen Sie einen Kunden und wählen Sie Send SMS in seiner Zeitleiste. Nachrichten können bis zu 459 Zeichen lang sein und Ihr Workspace kann bis zu 30 pro Stunde senden. Zum Senden benötigen Sie eine Nummer aus Ihrem eigenen Twilio-Konto. Die Nachricht wird in der Zeitleiste des Kunden protokolliert.
Eingehende Textnachrichten
Wenn ein bekannter Kunde Ihrer Nummer eine Textnachricht sendet, wird die Nachricht als SMS Received in seiner Zeitleiste protokolliert. Ihr Empfangsassistent antwortet nicht dialogorientiert auf Textnachrichten.