Gespräche

Die Seite Gespräche sammelt jede Interaktion, die Ihre Rezeption bearbeitet. Sie enthält folgende Tabs:

Gespräche: alle Anrufe und Website-Gespräche.
Nachrichten: Rückrufanfragen und von Anrufenden hinterlassene Voicemails.
Angebotsanfragen: Anfragen für Aufträge ohne Festpreis. Siehe Angebotsanfragen.

Fragen, die Ihre Rezeption nicht beantworten konnte, werden separat unter FAQ gesammelt.

Jedes Gespräch enthält das vollständige Transkript, Startzeit, Dauer und Rezeption sowie Ergebnislabels:

Ergebnis	Bedeutung
Termin	Es wurde eine Buchung vorgenommen oder Storniert, wenn eine storniert wurde
Bestellung	Eine Bestellung wurde aufgegeben oder geändert
Kundschaft · Neu	Neue Kundschaft wurde angelegt
Nachricht	Die anrufende Person hat eine Nachricht hinterlassen
Frage · Antwort benötigt	Die Rezeption konnte eine Frage nicht beantworten

Absicht und Priorität

Nach jedem Gespräch versieht Reception.ai es mit einer kurzen Absicht, etwa „Reparatur eines undichten Dachs“, und einer Priorität:

Priorität	Verwendung
Notfall	Eine sicherheitskritische Situation besteht noch, etwa eine Überschwemmung, ein Brand oder ein medizinischer Notfall
Dringend	Die anrufende Person sagt, dass es zeitkritisch ist und ein verpasster Rückruf echte Folgen hat
Normal	Alles andere

Eine Situation, die bereits abgesichert wurde, ist dringend oder normal, kein Notfall.

Filter

Filtern Sie Gespräche nach Datum, Rezeption, Ergebnis (neue Kundschaft, neuer Termin, Nachricht oder unbeantwortete Frage), Status (erfolgreich, fehlgeschlagen oder unbekannt) und Kanal (Telefon oder Web).

Prüfen Sie Gespräche regelmäßig, um die Antworten Ihrer Rezeption zu kontrollieren und Muster zu erkennen, die auf neue Regeln, Verfahren oder Aktualisierungen der Wissensdatenbank hinweisen.

Nachrichten

Wenn eine anrufende Person einen Rückruf möchte oder eine Nachricht hinterlassen will, erfasst die Rezeption dies mit einer Prioritätsstufe. Nachrichten stammen aus Telefonanrufen und dem Website-Chat.

Jede Nachricht zeigt die Worte der anrufenden Person, eine kurze Übergabenotiz der Rezeption und die Nummer der anrufenden Person. Im Chat eingegebene Nummern sind als von der anrufenden Person geteilt markiert, da sie nicht überprüft werden können.

Nachrichten werden automatisch mit einem Kontakt verknüpft, wenn die Telefonnummer der anrufenden Person verwendbar ist. Bei jeder Nachricht können Sie:

Kontakt öffnen oder Kontakt erstellen
Gespräch anzeigen
Als gelesen markieren oder Als ungelesen markieren
Nachricht löschen

Filtern Sie Nachrichten nach Priorität, Lesestatus und Datum. Der Eintrag Gespräche in der Seitenleiste zeigt die Anzahl ungelesener Nachrichten. Er wird rot hervorgehoben, wenn eine davon ein Notfall oder dringend ist.

Um keine Nachrichten mehr entgegenzunehmen, deaktivieren Sie Nachrichten unter Einstellungen → Funktionen.